Sales-Automation-1200x900

10 أخطاء يجب تجنبها في الأتمتة

Share on email
Share on facebook
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on twitter

تقدم الأتمتة فوائد عديدة في شتى المجالات، أبرزها الارتقاء بالجودة وتسريع إنجاز العمل وتخفيض التكاليف وتقديم تجارب ممتازة للعملاء، لكن تحقيق هذه الأهداف يستدعي قيام قادة الأعمال والتكنولوجيا باتباع خطة تتدارك الأخطاء الشائعة في هذا المجال، لا سيما في ضوء ازدياد وتيرة الأتمتة واسعة النطاق ضمن المؤسسات وعمل أقسام التكنولوجيا على إنجاز العديد من مبادرات الأتمتة في الوقت ذاته.

وأظهرت دراسة حديثة من «جارتنر» أن نحو 60 بالمئة من المؤسسات تعمل اليوم على 4 مبادرات أتمتة واسعة النطاق أو أكثر بشكل متواز. وفي هذا السياق أكدت «نيكول ستيرجل»، نائبة رئيس الأبحاث لدى «جارتنر»، بأنه يتوجب على قادة الأعمال والتكنولوجيا التعامل مع الأتمتة باعتبارها مبدأ يجب اعتماده وليس مجرد مشروع آخر يجب إنجازه، مشددة على ضرورة الوعي بالأخطاء الشائعة التي يمكن أن تؤدي إلى انتهاء مبادرات الأتمتة بالفشل. وتنصح مؤسسة «جارتنر» بتدارك الأخطاء العشرة التالية قبل البدء في تنفيذ مبادرات الأتمتة.

1. الاعتماد على تكنولوجيا واحدة

من المعروف أن نجاح أتمتة إحدى العمليات قد يؤدي إلى رغبة الموظفين في إعادة استخدام أدوات الأتمتة ذاتها لتطوير عمليات أخرى على نطاق أوسع، لكن الخطأ يكمن في النظر إلى الأتمتة من منظور ينحصر بتكنولوجيا واحدة. والتوجه الصحيح يجب أن يبدأ بتحديد نتائج العمل المرجوة من أتمتة العمليات ومن ثم اختيار الأدوات التكنولوجية المناسبة التي تؤدي إلى تحقيق تلك النتائج.

2. أتمتة من دون مشاركة أقسام التكنولوجيا

ظهرت أعداد متزايدة من المستخدمين في قطاع الأعمال ممن يعتقدون أن الأتمتة الروبوتية للعمليات وتطبيقات الأتمتة الجاهزة لا تستدعي تلقي المساعدة من أقسام التكنولوجيا. لكن يجب تدارك أن هؤلاء المستخدمين قد يفتقرون إلى المعرفة التقنية بكيفية عمل سجلات البيانات والعملاء مثلاً، مما قد يسفر عن سوء معالجة البيانات، ناهيك عن الحاجة الدائمة لترقية الأنظمة المتكاملة مع تطبيقات الأتمتة والتي تستدعي إشراك طواقم التكنولوجيا، وإلا فإن أي إدخالات أو تغييرات جديدة لن يتم تسجيلها أثناء الترقية وتكون النتيجة فشل العمليات.

3. الاعتقاد بأن الأتمتة هي الحل دائماً

قد تكون الأتمتة أفضل خيار تتخذه المؤسسات والشركات على المدى البعيد حيال تسيير أعمالها وتقنياتها. لكن لا ينبغي لأصحاب القرار استخدام الأتمتة كغطاء يستر عيوب تصميم العمليات القائمة. فالأتمتة لا ترمي إلى التعويض عن النواقص الكامنة في الأنظمة أو تأخير استبدال المتقادم منها. وعند توظيف الأتمتة وفق هذا المنحى فإن ذلك يؤدي إلى إطالة عمر منظومات قديمة قليلة النفع وتحقيق وفورات تخفي أوجه القصور الكامنة.

4. عدم إشراك كافة المعنيين

الأتمتة بطبيعتها تعود بتأثير واسع على كافة مفاصل العمل في الشركات والمؤسسات، مما يستوجب إشراك كافة المعنيين في أنحاء المؤسسة في اتخاذ القرارات والحصول على موافقاتهم. فعلى سبيل المثال، إن كانت أتمتة العمليات تؤدي إلى تغييرات في أدوار الموظفين فيجب إشراك إدارة الموارد البشرية، وإن كان التغيير نتيجة الأتمتة يطال صلاحيات دخول الأنظمة والتحقق من هوية المستخدمين، فعندها يجب التواصل مع قسم الأمن الإلكتروني أو تكنولوجيا المعلومات.

5. عدم تخصيص الوقت الكافي للاختبارات

يعتمد نجاح الأتمتة على عمل خوارزمياتها وقواعدها بشكل صحيح. وبنظرة خارجية سريعة قد تبدو تكنولوجيا الأتمتة سهلة الاستخدام، لكن وقوع أي خطأ في برمجتها وضبطها يؤدي إلى عواقب خطيرة، منها إلحاق ضرر كبير بسلامة البيانات والفشل في تحقيق نتائج العمل المطلوبة. ولذلك يجب تكريس الوقت اللازم لإجراء الاختبارات على أدوات الأتمتة للتحقق من سلامة ودقة عملها.

6. تبديد الجهود على عمليات معقدة جداً

في بعض الأحيان تقع المؤسسات في فوضى نتيجة عملها على أتمتة واحدة من العمليات المعقدة جداً. وتقع هذه الحالة غالباً عندما تفتقر العملية المراد أتمتتها للمستندات التي توثق وترسم تفاصيلها بدقة، مما يجعلها عصيّة على الفهم بوضوح. وبالتالي إن كان مسار العمل تشوبه تناقضات أو زادت المتحولات التي تدخل في آلية اتخاذ القرار، فينبغي عدم إضاعة الوقت والجهد في أتمتة تلك العمليات المعقدة ويجب إيقافها فوراً.

7. اعتبار الأتمتة أداة لتكرار العمل

تسخير أدوات الأتمتة لاستنساخ ما يتم أداؤه عادة بشكل يدوي يؤدي بالنتيجة إلى ضياع أهم فائدة من الأتمتة ألا وهي تطوير سير العمليات من البداية حتى النهاية، بهدف تقديم أفضل مستوى من تجارب الموظفين والعملاء. وعدم الالتفات إلى إعادة تصميم العمليات في إطار التخطيط للأتمتة، قد يؤدي إلى توظيف أداة غير مناسبة لأتمتة تلك العمليات وبالتالي الفشل في تحقيق أهداف العمل المرجوة.

8. عدم مراقبة الجودة بعد التنفيذ

يتطلب تنفيذ مشاريع الأتمتة – مثل أي أنظمة أخرى – الكثير من العمل عن كثب من جانب أقسام تكنولوجيا المعلومات بعد الانتهاء من مرحلة التنفيذ. فعلى سبيل المثال، يجب أن يتبع تنفيذ الأتمتة الروبوتية للعمليات إجراء تقييم ومراقبة متواصلة وتدقيق للجودة بشكل منتظم للتأكد من سلامة عمل البرمجيات الروبوتية المعنية واستمرارها في العمل وفقاً لما هو مطلوب منها. وهذا الإجراء يجنب أداء مهام طويلة لإصلاح البيانات ومعالجة الشوائب فيها.

9. استخدام المؤشرات الخاطئة لقياس النجاح

جرت العادة على قياس التطبيقات وأدوات التكنولوجيا للتأكد من عملها وفقاً لتصاميمها. لكن ذلك لا يعكس نجاح أو فشل أي مشروع. ولذلك فإن المعيار الحقيقي لنجاح الأتمتة يكمن في قياس أثرها المباشر على العمليات والمؤسسة ككل.

10. إهمال التأثيرات على ثقافة العمل والموظفين

بنفس القدر من الاهتمام والتركيز الذي يجب أن تحظى به الأتمتة عند اعتمادها وتوسيع نطاقها، يجب مراعاة تبعات الأتمتة على الموظفين لا سيما إن أسفرت عن إلغاء أدوار وظيفية أو إعادة صياغتها.

WhatsApp
Al Jundi

الرجاء استخدام الوضع العمودي للحصول على أفضل عرض